Làm marketing, đặc biệt là người làm content, bạn không được phép sai chính tả cũng như lỗi soạn thảo văn bản. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong trình bày văn bản hay một tác phẩm marketing nào đó cũng đủ làm mất thiện cảm đối với khách hàng, cuốn bay bao công sức xây dựng một hình ảnh chỉnh chu, chuyên nghiệp cho sản phẩm. Những nguyên tắc cơ bản bên dưới sẽ giúp bạn chú ý hơn trong quá trình soạn thảo.
1) Khái niệm ký tự, từ, câu, dòng, đoạn, phân đoạn, trang
Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc là các ký tự (Character). Các ký tự phần lớn được gõ vào trực tiếp từ bàn phím.
- Character (ký tự): Một ký tự được nhập từ bàn phím, trừ các phím chức năng.
- Word (từ): Một nhóm ký tự liên tục, giữa các từ cách nhau một khoảng trắng.
- Line (dòng): Các từ nằm trên cùng một dòng.
- Paragraph (đoạn): Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter.
- Page (trang): Kích thước một trang được xác định trong Page setup.
- Section (phân đoạn): Là những phần của văn bản có những định dạng khác nhau.
- Word Wrap: Đây là khả năng văn bản tự động xuống dòng khi gặp lề phải của cửa sổ soạn thảo văn bản. Trong nhiều trường hợp văn bản không tự xuống dòng trừ khi người dùng gõ phím Enter. Khi đó ta phải sử dụng tuỳ chọn này.
Trong quá trình nhập văn bản có thể dùng:
- Shift+Enter xuống dòng không tạo paragraph mới (Line Break).
- Enter xuống dòng tạo paragraph mới (End of Paragraph).
- Ctrl+Enter ngắt sang trang mới (Page Break).
Nếu trong một đoạn văn bản, ta cần ngắt xuống dòng, lúc đó dùng tổ hợp Shift+Enter. Thông thường, giãn cách giữa các đoạn văn bản sẽ lớn hơn giữa các dòng trong một đoạn.
Đoạn văn bản hiển thị trên màn hình sẽ được chia thành nhiều dòng tùy thuộc vào kích thước trang giấy in, kích thước chữ… Có thể tạm định nghĩa dòng là một tập hợp các ký tự nằm trên cùng một đường cơ sở (Baseline) từ bên trái sang bên phải màn hình soạn thảo.
Xem bài viết sau để biết cách viết đúng: https://alay.vn/cung-cap-si-so-luong-lon-quan-jean
2) Nguyên tắc tự xuống dòng của từ
Trong quá trình soạn thảo văn bản, khi gõ đến cuối dòng, phần mềm sẽ thực hiện động tác tự xuống dòng. Nguyên tắc của việc tự động xuống dòng là không được làm ngắt đôi một từ. Do vậy nếu không đủ chỗ để hiển thị cả từ trên hàng, máy tính sẽ ngắt cả từ đó xuống hàng tiếp theo. Vị trí của từ bị ngắt dòng do vậy phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau như độ rộng trang giấy in, độ rộng cửa sổ màn hình, kích thước chữ. Do đó, nếu không có lý do để ngắt dòng, ta cứ tiếp tục gõ dù con trỏ đã nằm cuối dòng. Việc quyết định ngắt dòng tại đâu sẽ do máy tính lựa chọn.
Cách ngắt dòng tự động của phần mềm hoàn toàn khác với việc ta sử dụng các phím tạo ra các ngắt dòng “nhân tạo” như các phím Enter, Shift+Enter hoặc Ctrl+Enter. Nếu ta sử dụng các phím này, máy tính sẽ luôn ngắt dòng tại vị trí đó.
Nguyên tắc tự xuống dòng của từ là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của soạn thảo văn bản trên máy tính.
3) Không sử dụng dấu trắng đầu dòng cho việc căn chỉnh lề
Giữa các từ chỉ dùng một dấu trắng để phân cách.
Một dấu trắng là đủ để phần mềm phân biệt được các từ. Khoảng cách thể hiện giữa các từ cũng do phần mềm tự động tính toán và thể hiện. Nếu ta dùng nhiều hơn một dấu cách giữa các từ phần mềm sẽ không tính toán được chính xác khoảng cách giữa các từ và vì vậy văn bản sẽ được thể hiện rất xấu.
Sai: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
Đúng: Trong cuộc sống, tất cả chúng ta đều phải trải qua việc tặng quà và nhận quà tặng từ người khác.
4) Các dấu ngắt câu phải gõ sát kí tự liền trước
Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phảy (;), chấm than (!), chấm hỏi (?) phải được gõ sát vào từ liền trước nó, tiếp theo là một dấu trắng nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Lý do đơn giản của quy tắc này là nếu như các dấu ngắt câu trên không được gõ sát vào ký tự của từ cuối cùng, phần mềm sẽ hiểu rằng các dấu này thuộc vào một từ khác và do đó có thể bị ngắt xuống dòng tiếp theo so với câu hiện thời và điều này không đúng với ý nghĩa của các dấu này. Tùy vào kích thước màn hình của mỗi thiết bị có thể bị rớt dòng các dấu câu, nhìn sẽ rất vô duyên.
Ví dụ:
Sai:
Tôi trở về thành phố Hồ Chí Minh , thành phố thân yêu của tôi.
Tôi trở về thành phố Hồ Chí Minh,thành phố thân yêu của tôi.
Tôi trở về thành phố Hồ Chí Minh ,thành phố thân yêu của tôi.
Đúng:
Tôi trở về thành phố Hồ Chí Minh, thành phố thân yêu của tôi.
5) Dấu mở và đóng ngoặc phải ôm sát ký tự liền sau và liền trước
Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ bên trái.
Ví dụ:
Sai:
Ban đúng là thứ cây ( và thứ hoa ) đặc thù của Tây Bắc
Ban đúng là thứ cây ( và thứ hoa) đặc thù của Tây Bắc
Ban đúng là thứ cây (và thứ hoa ) đặc thù của Tây Bắc
Đúng:
Ban đúng là thứ cây (và thứ hoa) đặc thù của Tây Bắc
6) Chọn kích thước và căn lề theo đúng chuẩn
Theo mặc định, các tài liệu văn phòng khi được in ra sẽ tương đương với chuẩn khổ giấy A4 (kích thước 210mm x 297mm) và đây cũng là kích thước duy nhất mà mọi máy in được cài đặt mặc định cho mỗi lần in.
Tuy nhiên, trong một vài trường hợp đặc biệt, thì khoảng cách lề và cách trình bày mặc định này có thể bị thay đổi cho phù hợp với tiêu chí của người sử dụng.
Định lề trang văn bản (khổ A4):
- Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
- Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
- Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
- Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.
7) Đặt khoảng cách dòng phù hợp
Vậy đặt khoảng cách dòng và cỡ chữ bao nhiêu là hợp lý? Trên thực tế, đối với những văn bản có những yêu cầu riêng thì chúng ta có thể để khoảng cách khác. Còn với những văn bản bình thường thì khoảng cách dòng phù hợp và dễ đọc nhất là khoảng 120% – 150%.
8) Chú ý tới các phần được ngắt
Microsoft Word cho phép người dùng tùy ý chia, ngắt trang, đánh số, chia cột hoặc đặt tiêu đề. Có một số tùy chọn sau để các bạn sử dụng:
- Next Page: Bắt đầu phần tiếp theo ở ngay trang sau đó.
- Continuous: Bắt đầu phần tiếp theo ngay tại trang đang làm việc (trang hiện tại).
- Even Page: Bắt đầu phần tiếp theo ngay trên trang hiện tại và trang tiếp sau đó.
9) Chia nhỏ văn bản và đặt tiêu đề phụ (sub-heading)
Với những bài phóng sự điều tra trên báo chí hay những báo cáo, chuyên đề của các doanh nghiệp thì số lượng chữ rất nhiều, nó có thể lên tới vài chục hoặc thậm chí vài trăm trang. Đối với những văn bản này, nếu chúng ta không đánh thành từng mục riêng và đặt tiêu đề cho những mục nhỏ này thì người đọc khó có thể hiều hết được nội dung của đoạn văn bản bạn viết.
Với những loại văn bản như vậy, có thể chia thành từng mục lớn, sau đó là các chỉ mục nhỏ hơn bên trong. Nếu cần thiết, có thể tạo thêm một mục lục ở đầu hoặc cuối tài liệu để tiện tìm kiếm. Cách làm này vừa khoa học, lại dễ dàng quản lý những gì mà chúng ta đã viết ra.
10) Sau dấu hai chấm, có thể viết hoa, có thể không viết hoa, tùy thuộc từng trường hợp
Viết hoa trong trường hợp liệt kê thành phần vị ngữ của câu đơn có động từ “là”, hoặc trong thành phần vị ngữ có các từ biểu thị sự liệt kê ở sau các từ “sau đây”, “như sau”, “để”.
Ví dụ: Một số yêu cầu khi viết bài trên diễn đàn là: Viết đúng chính tả; trình bày dễ nhìn; không sử dụng các ngôn ngữ thiếu văn hóa.
11) Không viết hoa trong trường hợp cần giải thích, thuyết minh cho một phần trong câu
Ví dụ: Cầu vồng có bảy màu cơ bản: đỏ, da cam, vàng, lục, lam, chàm, tím. Năm nay các loại rau như: rau muống, mồng tơi, su hào, bắp cải đều lên giá. Chiến công kì diệu đã diễn ra trong thời gian rất ngắn: năm mươi lăm ngày đêm. Hoa bưởi thơm rồi: đêm đã khuya.
12) Nguyên tắc viết hoa
Theo nguyên tắc tên danh từ riêng sẽ phải viết hoa. Viết hoa vừa để nhấn mạnh, vừa thể hiện sự tôn trọng đối với người hay nơi được nhắc tới. Viết hoa đúng cũng là góp vấn phần giữ gìn sự trong sáng của tiếng Việt.
a) Viết hoa vì phép đặt câu
– Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng.
– Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng.
b) Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người
– Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người.
– Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết.
– Tên người nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt: Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố.
c) Viết hoa tên địa lý
– Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối.
– Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó.
– Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội.
– Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh.
– Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng.
– Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương hướng khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa các chữ cái đầu mỗi âm tiết.
– Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán – Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin…
d) Viết hoa tên cơ quan, tổ chức
– Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
– Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO);…
– Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO; SNG…
e) Viết hoa các trường hợp khác
– Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ hạng.
– Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể.
– Danh từ chung đã riêng hóa: Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng.
– Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.
– Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì phải ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó.
– Tên các loại văn bản: Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể.
– Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo.
– Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,…
– Tên các ngày tiết và ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tiết Lập xuân; tiết Đại hàn; tết Đoan ngọ; tết Trung thu; tết Nguyên đán;… Viết hoa chữ Tết trong trường hợp dùng để thay cho một tết cụ thể (như Tết thay cho tết Nguyên đán).
– Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số. Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,…
– Tên gọi các tôn giáo, giáo phái: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên gọi.
– Tên gọi ngày lễ tôn giáo: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: lễ Phục sinh; lễ Phật đản;…
13) Hình ảnh minh họa
Hình ảnh minh họa chèn vào nội dung phải hợp lý, canh giữa hoặc cân xứng, có chú thích dưới mỗi ảnh. Kích thước tốt nhất là hình ngang (chữ nhật), dung lượng ảnh phải được cắt giảm trước khi tải lên website để người dùng có thể tải nhanh nhất.
Chú ý: Các quy tắc gõ văn bản trên chỉ áp dụng đối với các văn bản hành chính bình thường. Chúng được áp dụng cho hầu hết các loại công việc hàng ngày từ công văn, thư từ, hợp đồng kinh tế, báo chí, văn học. Tuy nhiên, có một số lĩnh vực chuyên môn hẹp ví dụ soạn thảo các công thức toán học, lập trình máy tính thì không nhất thiết áp dụng các quy tắc trên.
Tổng hợp từ internet
